Guía resumida para trabajar con Projet

Por: Armando Malebranch Eraso D.

Recordar  que hay varios caminos para llegar a lo mismo,

en esta breve guía no se verán todos los caminos sino uno solo,

posiblemente el más sencillo y el que más se usa.

ABRIR PROJET E INTRODUCIR LA FECHA DE COMIENZO DEL PROYECTO:

  1. El Project se abre dando  un  clic sobre el icono que lo identifica
  2. Localice y de un clic sobre la pestaña proyecto
  3. Ubique la pestaña información del proyecto de un clic allí y aparecerá una nueva ventana que consta de varias celdas
  4. Haga clic sobre la flecha de la celda: fecha de comienzo, aparecerá una ventanilla de calendario
  5. Dicha ventanilla consta de unas flechas una es de avance y la otra es de retroceso, utilícelas para ubicar una fecha de inicio del proyecto
  6. Proceda de igual forma en las celdas: fecha de hoy, fecha de estado se escribe la fecha de hoy (en la que se hace un control del proyecto)
  7. No introducir nada en las otras celdas y dar clic en Aceptar

INTRODUCIR PROPIEDADES DEL PROYECTO:

  1. En la pestaña Archivo hacer clic
  2. Ir a Propiedades y hacer un solo clic y debe abrirse una nueva ventana, en ella seleccionar la pestaña resumen
  3. Introducir la información que desee y dar clic en Aceptar

INTRODUCIR TAREAS:

  1. En la ventana del Project localizar la columna Nombre de tarea
  2. Hacer clic en la primera celda que debe estar en  blanco y escribir el nombre de la primera tarea o actividad
  3. Continuar así en las demás celdas de la columna
  4. Observar que en las columnas a la derecha: Duración, Comienzo y Fin el Project la llena automáticamente, dejar así por ahora.

INTRODUCIR DURACIONES DE LAS TAREAS O ACTIVIDADES y OTROS DETALLES:

  1. Hacer doble clic con el Mouse sobre el nombre de una de las tareas, inmediatamente se abre una nueva ventana, denominada Información de la tarea
  2. Dar un clic en la pestaña General y en la celda Duración escriba la duración que se requiere para realizar la tarea en cuestión
  3. Borre, por ahora la viñeta de la celdilla Estimada
  4. Las demás celdas déjelas así, por ahora, todavía no de Aceptar, espere
  1. Dar clic en la columna predecesoras (no es en la primera tarea)
  2. En la nueva ventana escribir sobre el campo Id el número que identifica las tareas que preceden a la tarea en cuestión
  3. Observe que automáticamente El Project llena los espacios Tipo y Pos, dejar así por ahora
  4. Dar clic sobre la pestaña recursos y en la nueva ventana que se abre diligencie los campos Nombre del recurso (el porcentaje indica la proporción de uno  de los recursos en la tarea)
  5. Recordar que los recursos pueden ser personas (Nombre ó cargo), equipos, o máquinas e instalaciones y sitios
  6. Por último dar clic sobre la pestaña Notas, escriba lo que sea necesario que caracterice la tarea en cuestión. Se puede incluir objetos
  7. Proceda así mismo con cada una de las tareas y observe la diagramación Gantt que forma el Project

INSERCIÓN DE UNA TAREA NUEVA:

  1. En caso de que sea necesario insertar una tarea nueva en medio de dos ya escritas
  2. Ubique el Mouse, sobre el nombre de la tarea de abajo de las dos
  3. Ir a insertar, de la barra de herramientas, hacer clic para desplegar ventanilla
  4. Hacer clic en nueva tarea

TRASLADAR  UNA TAREA A OTRO SITIO DEL QUE ESTÁ:

  1. Observe que al lado derecho de cada tarea hay una columna con un número identificador de cada tarea
  2. Pulsar el identificador de la tarea que desea trasladar
  3. Mantener pulsado (aparece una cruz de flechas) el identificador y arrastrar hasta que muestre una barra gris
  4. En el lugar donde desee que quede ubicada la tarea soltar el ratón o Mouse

ELIMINACIÓN DE TAREAS:

  1. Marcar la tarea a eliminar
  2. Oprimir la tecla Supr del computador

INTRODUCCIÓN DE TAREAS REPETITIVAS:

  1. Tareas repetitivas son por ejemplo supervisar cada 2 días, realizar reunión semanal u otras similares
  2. Proceder como se hace para insertar tarea nueva
  3. Marcarla
  4. Ir a insertar y marcar tarea repetitiva
  5. Diligenciar la ventanilla que se abrió

JERARQUIZACIÓN DE TAREAS:

  1. Hay tareas resumen o de jerarquía superior y hay subtareas o tareas de jerarquización inferior
  2. Seleccionar las tareas debajo de la que será tarea resumen y marcarlas
  3. Ir a la barra de herramientas y localizar y oprimir sangría con dirección a la derecha
  4. Al momento de hacer lo anterior aparecerá a la izquierda de la tarea resumen (-)
  5. Al oprimir el signo (-) se esconden las subtareas y el signo pasa a (+)
  6. Para ver todas las subtareas ir a la barra de herramientas picar la pestaña Proyecto
  7. Marcar la palabra esquema y oprimir el link Mostrar subtareas, o también Ocultar subtareas
  8. Al jerarquizar se pueden crear los niveles jerárquicos que se desee.

VINCULACIÓN DE TAREAS:

  1. Seleccionar tareas a vincular
  2. Ir a la barra de herramientas y oprimir el icono (Es un eslabón de cadena) vincular tareas, también le puede hacer pulsado edición.
  3. O si lo que se quiere es desvincular se oprime el botón vecino (Es un eslabón roto) desvincular tareas
  4. El vínculo estándar que tiene por defecto el Project es fin a comienzo (Flecha que va del fin de una barrea a comienzo de la siguiente)
  5. Si desea cambiar el tipo de vínculo, por ejemplo fin a fin
  6. Ir a la grafica y allí dar doble clic sobre el vínculo a modificar
  7. En la ventana que se abre buscar con la flecha de la celda tipo, el vínculo deseado.
  8. Hay veces que es necesario adelantar o posponer tareas, por ejemplo entre pintar una pared y colgar un cuadro hay un tiempo de posposición o de espera hasta que seque dicho tiempo se determina en la misma ventana anterior denominada dependencia entre tareas
  9. en la casilla o celda Posposición escriba un número en días o en horas por ejemplo 2d, o 2h
  10. Si por el contrario lo que se quiere es adelantar la tarea frente a otra se escribe el número deseado pero con signo menos

INTRODUCCIÓN DE DETALLES EN LOS RECURSOS:

  1. En la barra de herramientas ir a la pestaña Ver
  2. Localizar el ícono barra de vistas,
  3. A mano izquierda de la pantalla debe aparecer una tira vertical con las vistas
  4. Localizar la que dice hoja de recursos
  5. Allí haga doble clic en uno de los recursos de la lista nombre de recursos
  6. Abre una nueva ventana llamada información del recurso
  7. Diligencie dicha ventana yendo por cada una de las pestañas (general, horario de trabajo, costos y notas). En costos diligencie lo que cuesta el recurso (alquiler, hora hombre, compra, etc.)
  8. Busque una celda denominada tipo (de la lista general) y allí escriba o bien material o trabajo, según el recurso se trate de cosa o persona
  9. Para eliminar algún recurso ubíquese sobre el nombre del recurso
  10. Vaya a edición y localice el vínculo eliminar recurso y listo

INTRODUCCIÓN DE COSTOS:

  1. Ir a la barra de vistas (a mano izquierda de la pantalla) y oprima Diagrama de Gantt
  2. Pararse sobre el nombre de alguna tarea
  3. Ir al menú Ver buscar la opción tabla (entrada) y oprimir la opción costo
  4. Hacer clic en la celda Costo fijo que está enfrente de la tarea
  5. Introducir un costo y pulsar Enter en el computador
  6. Ir a mano derecha de la tarea y localizar la columna Acumulación de costos fijos
  7. Allí oprimir la flecha de despliegue y seleccionar el botón fin
  8. Oprimir la tecla Entrar del computador
  9. Volver al menú Ver de la barra de herramientas y oprimir Tabla y luego señalar Entrada

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Manejo del Projet 2016